ID 
EN 
Devy Dwi Pratiwi, mahasiswa Program Studi Kebijakan Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Yogyakarta (FIP UNY), mengembangkan inovasi KENDALI-SURAT (Kartu Kontrol Digital Distribusi Surat) selama menjalani program magang di Subbagian Umum, Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Daerah Istimewa Yogyakarta (Disdikpora DIY), pada Juli–September 2026. Inovasi ini dirancang untuk membantu petugas memantau proses distribusi surat secara lebih terorganisasi.
Gagasan pengembangan KENDALI-SURAT berawal dari pengamatan Devy terhadap proses kerja sehari-hari di unit tempatnya bertugas. Ia menemukan bahwa pemantauan distribusi surat masih dilakukan secara manual sehingga berisiko menyebabkan status surat terlewat dari pemantauan. Kondisi tersebut menjadi dasar bagi Devy untuk merancang solusi digital yang sesuai dengan kebutuhan unit kerja. Gagasan ini juga sejalan dengan arahan Disdikpora DIY kepada mahasiswa magang untuk mengidentifikasi permasalahan di lingkungan kerja dan merumuskan solusi inovatif yang realistis serta aplikatif.
KENDALI-SURAT dikembangkan dengan memanfaatkan Google Sheets sebagai tempat penyimpanan data dan AppSheet sebagai antarmuka aplikasi. Sistem ini memungkinkan pencatatan informasi surat, meliputi nomor surat, tujuan distribusi, petugas yang menangani, serta status pengiriman. Status distribusi terdiri atas Belum Diantar, Sedang Diantar, Sudah Diantar, Sudah Diterima, dan Belum Berhasil Diterima. Pencatatan tersebut dirancang untuk membantu petugas mengetahui perkembangan distribusi setiap surat.
Salah satu fitur yang tersedia dalam KENDALI-SURAT adalah “Surat Perlu Dicek”, yang berfungsi membantu mengidentifikasi surat yang masih memerlukan tindak lanjut. Informasi distribusi juga ditampilkan melalui dashboard sehingga petugas dapat melihat status surat dalam satu tampilan. Fitur ini diharapkan dapat memudahkan pemantauan dan membantu petugas menentukan surat yang perlu segera ditindaklanjuti.
Bagi Devy, pengembangan KENDALI-SURAT menjadi pengalaman untuk mengasah kemampuan mengidentifikasi permasalahan dan merancang solusi berdasarkan kebutuhan nyata di lingkungan kerja. Pengalaman tersebut juga memberikan kesempatan untuk menerapkan pengetahuan yang diperoleh selama menempuh pendidikan di Program Studi Kebijakan Pendidikan.
KENDALI-SURAT saat ini masih berupa prototipe hasil inovasi mahasiswa dan berfungsi sebagai alat bantu pemantauan distribusi surat, bukan sebagai pengganti sistem persuratan resmi pemerintah. Pengembangan lebih lanjut perlu mempertimbangkan prosedur, kebutuhan, serta ketentuan yang berlaku di masing-masing unit kerja.
Penulis: Devy Dwi Pratiwi,
Editor: Khairil
